Secretara din Outlook (Express)


Sistemul de operare Windows vine din start cu un foarte bun client de email: Outlook Express. Cei care îşi instalează pachetul MS Office pot opta pentru varianta MS Outlook. Desigur, ofertele gigantului Microsoft au numeroase alternative, şi în domeniul poştei electronice: IncrediMail este un astfel de exemplu. Dar pentru acest material ne-am oprit la Outlook Express (cu referire şi la MS Outlook).

Sfatul săptămânii? Puneţi-vă secretara la lucru! Majoritatea dintre noi primesc zilnic zeci de emailuri: de la prieteni, de la grupurile de discuţii din care facem parte, de la serviciile prin email la care suntem abonaţi. Dacă ne-ar veni pe hârtie, cu siguranţă le-am aranja în dosare diferite. Cum facem aceasta în Outlook Express? Foarte simplu: beneficiem în acest program de o secretară excelentă. O găsim din meniul Tools, opţiunea Message Rules, Mail (în MS Outlook este tot în Tools, opţinea Rules Wizard). De acolo dăm click pe New pentru a adăuga o nouă regulă. Dar să dăm pentru moment Cancel. Trebuie să ne ocupăm de dosare mai întâi.

Primul pas este deci să facem dosarele în care să punem corespondenţa (mda, aici trebuie să facem noi, dar secretara va face apoi restul). Daţi click dreapta pe „Local folders” (în partea stângă aveţi organizarea dosarelor) şi alegeţi New Folder: scrieţi Prieteni şi daţi OK. Veţi vedea că în lista dosarelor, pe lângă cele clasice (Inbox, Drafts…) a apărut un nou dosar, Prieteni. În testul nostru imaginar să mai adăugăm două dosare: GrupulY şi Catholica. Şi să zicem că sunteţi abonat la Catholica la ştiri şi la „Mâine sărbătorim”. Daţi click dreapta pe noul dosar Catholica şi în mod similar creaţi două sub-dosare cu numele Ştiri, respectiv Sfinţi. În final ar trebui situaţia dosarelor să arate ca în imaginea alăturată. (Dacă folosiţi MS Outlook, dosarele se pot face atunci când se adaugă regulile.)

Din acest punct, totul ţine de înţelegerea limbii engleze (sau după caz alta, dacă aveţi sistemul de operare în altă limbă). Să citim împreună. Prima opţiune ar fi tradusă astfel: „Dacă linia ‘De unde’ conţine persoanele”… Dacă aţi dat click pe ea, în căsuţa numărul 3 a apărut un link în albastru. Dând click pe acest link albastru putem indica de exemplu în noua fereastră adresa prietenul_meu@cnet.ro, după care dăm click pe Add şi apoi pe OK (desigur, puteţi adăuga succesiv şi alţi prieteni, şi doar apoi să daţi pe OK). Bun! Acum am revenit la fereastra dinainte, de unde selectăm din căsuţa a doua prima opţiune care s-a traduce în „Mută în dosarul pe care ţi-l indic”. Din nou apare un link albastru în căsuţa a treia. Dăm click şi va apare lista dosarelor, de unde vom selecta „Prieteni” şi dăm OK. Regula este aproape gata! Mai rămâne în căsuţa a patra să indicăm la „Numele regulii” de exemplu „De la prieteni” (aceasta ca să ştim pe viitor, când dorim să mai adăugăm un prieten, cum i-am spus la regulă). Înainte de a da OK, verificaţi că în căsuţele 3 şi 4 aveţi ceva de genul:

A fost simplu, nu? Dacă recitim vedem că de fapt i-am spus secretarei: (1) Dacă mesajul vine de la … atunci (2) mută-l în dosarul … De acum încolo, de fiecare dată când veţi citi poşta, emailurile de la prieten(i) vor merge automat în dosarul specificat de Dvs! Garantat! În mod similar vă puteţi stabili o altă regulă pentru grupurile de discuţii Yahoo să zicem. Dacă sunteţi membru al grupului un_grup@yahoogroups.com, atunci repetaţi paşii de mai sus, doar că indicaţi această adresă de email şi un alt dosar (GrupulY). Dar să mergem mai departe: dacă dorim ca emailurile ce vin de la o anumită adresă să fie puse în dosare diferite, în funcţie de „subject”? Simplu. Vom lua cazul serviciilor Catholica.

Adăugăm o nouă regulă. Indicăm similar la „Where the From line contains people” adresa editor@catholica.ro. Dar nu este suficient. De aceea tot din prima căsuţă dăm click şi pe „Where the Subject line contains specific words”. Deja ştiţi: în căsuţa trei apare un link albastru. Daţi click pe el şi adăugaţi ce apare specific: CST, daţi click pe Add, şi apoi CES, şi daţi click pe Add (ştirile Catholica au întotdeauna subjectul de forma CST (Catholica STiri) sau CES (Catholica Editie Speciala) + data) şi apoi pe OK. În căsuţa doi daţi click pe „Move it to the specified folder” şi indicaţi sub-dosarul Stiri din dosarul Catholica. Gata! Secretara se va ocupa de acum încolo să vă pună ştirile direct în aceste dosare! Similar puteţi crea o regulă pentru serviciul „Mâine sărbătorim” care ştiţi că conţine în subject literele „CMS”. Pe româneşte, regula ce o dictaţi secretarei va suna aşa (Dvs o veţi „spune” prin clickuri şi scriind unde trebuie): „dacă vine email de la editor@catholica.ro şi are în subject literele CMS atunci mută-l în sub-dosarul Sfinti din dosarul Catholica”. Atât! Nu e greu să vorbiţi cu secretara, nu? Ar trebui ca la final lista cu regulile să arate cam ca în imaginea din dreapta.

Şi secretara înţelege şi comenzi mai complicate! Nu vom intra aici în detalii, ci vom spune doar că puteţi defini şi reguli de genul: „dacă vine email de la X, trimite-l mai departe la Y”, sau „dacă vine email de la X, şterge-l” (dură regulă!), sau „dacă emailul conţine în subject ‘oferta promotionala’, şterge-l” (atenţie cu astfel de reguli să nu pierdeţi şi emailuri importante), sau „dacă emailul este marcat cu prioritare mare, mută-l în dosarul Urgenţe”, ş.a.m.d. Studiaţi căsuţele 1 şi 2 ce apar când adăugaţi o nouă regulă.

Dar în MS Outlook? Lucrurile nu sunt cu mult diferite. Atunci când adăugaţi o nouă regulă veţi avea în faţă o fereastră ca cea din stânga (noi am luat doar un detaliu). Aveţi deci din start două opţiuni. Prima v-a selectat cele mai comune reguli şi în acest caz doar alegeţi din prima căsuţă regula, iar în a doua daţi click pe linkurile albastre pentru a specifica informaţiile cerute (de la cine, în ce dosar, ş.a.m.d.). Dosarele se pot crea chiar în etapa alcătuirii regulilor!

Dacă aveţi însă o regulă mai elaborată, selectaţi „Start from a blank rule” şi în acest caz veţi trece prin patru paşi: condiţiile impuse emailului, acţiunile în caz că se îndeplinesc regulile, specificarea excepţiilor (dacă există) şi în fine „botezarea” regulii cu un nume. Din nou nu aveţi de-a face cu cifre abstracte ci cu un limbaj cât se poate de clar: dacă emailul este de la cineva anume sau are în subject anume cuvinte, atunci fă aceasta sau aceasta. Cu puţină atenţie, fixarea regulilor nu este deloc grea.

Acum că regulile au fost comunicate secretarei Dvs din Outlook, puteţi sta liniştit când citiţi poşta. Nu veţi mai avea de-a face cu un Inbox cu zeci de mesaje! Emailurile care îndeplinesc regulile specificate vor merge automat în dosarele lor, ajutându-vă să fiţi mai ordonat cu poşta electronică. Corespondenţa de la prieteni o puteţi separa de cea de servici. Emailurile de la diferite grupuri sau din abonamente la servicii prin email se pot acum aranja frumos pe dosare, pentru a le consulta atunci când veţi avea nevoie. E domnie, ce mai! Dacă toate secretarele ar fi aşa: să nu vorbească, doar să facă, să nu aibă pauză şi nici să nu solicite salariu ;). Iar problemele legate de şefi încurcaţi cu secretarele se exclud din start în cazul nostru :).


Apreciază articolul:

1 stea2 stea3 stea4 stea5 stea (Neevaluat încă)
Loading...Loading...

2 comentarii

  1. emil spune:

    Salut. Eu nu primesc e-mailuri pe Outlook Express. De ce??? De trimis pot sa trimite, dar de primit nu. Nu stiu ce sa ii fac. Ms anticipat.

  2. Livia spune:

    Dati si despre Outlook Express nu numai configurarea.


Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *