MS Word. Bine de ştiut (III)


Astăzi vă propun să vedem două facilităţi extraordinare ale MS Word (poate singurele ce mă fac să nu pot renunţa la acest program în favoarea unor versiuni gratuite, gen OpenOffice sau EasyOffice): căutările şi înlocuirile speciale şi macro-urile. Exemplele folosite vor fi închipuite, dar cu puţină imaginaţie veţi recunoaşte situaţii pe care le-aţi întâlnit dacă lucraţi frecvent cu editorul de texte al Microsoft. Şi să luăm un prim exemplu. Cineva v-a furnizat un fişier Word cu o listă de nume să zicem. Doar că în loc să folosească listele automate oferite de MS Word, a scris manual numerele în faţa numelor. Dacă doriţi să introduceţi un nume nou în mijlocul listei trebuie să refaceţi manual numerotarea! Soluţia? Scăpăm de cifre şi apoi marcând lista cuvintelor dăm click pe butonul pentru listă automată, şi gata. Dar cum scăpăm de cifre fără să le ştergem una câte una? Dacă sunt 10 pagini, ştergerea cifrelor poate fi o operaţie monotonă de zeci de minute! Se poate face în câteva secunde! Cum?

Apăsaţi CTRL+H şi veţi apela astfel fereastra Find and Replace. La nevoie daţi click pe butonul More pentru a vedea şi partea inferioară a acestei ferestre. Daţi click apoi pe butonul Special şi apoi selectaţi Any digit. La Find what va apare un misterios ^#. La Replace with nu scrieţi nimic, doar daţi click pe Replace All şi ca prin minune cifrele vor dispărea! Studiind lista ce apare la apăsarea butonului Special veţi putea descoperi tot felul de lucruri interesante! Puteţi construi tot felul de combinaţii, pentru a înlocui de exemplu grafia veche cu î. Sau alte aplicaţii.

Iar combinarea cu butonul Format extinde posibilităţile: de exemplu poate aveţi un text cu diverse formatări, şi doriţi textul scris cu Arial 10, Italic, să devină Times New Roman 11, Bold. Foarte simplu, cu puţină practică. Din Special selectaţi Any Character, iar la Format indicaţi formatul existent căutat. Vă mutaţi cursorul pentru a activa Replace with şi din Special alegeţi Find what text, iar la Format indicaţi noul format dorit. Ştiţi că puteţi aranja un text din Word, cu înclinări şi îngroşări, în text pentru web, cu tagurile speciale pentru italic şi bold? Înlocuiţi Any Character ce are formatul italic cu <i>Find what text</i>, după care faceţi o înlocuire a </i><i> cu nimic. Veţi fi surprins cât de uşor poate fi aranjat un text din MS Word pentru HTML!

Şi totuşi, trebuie să faceţi mai mulţi paşi, gândite cu atenţie… Data viitoare o luaţi de la capăt?

NU! Folosiţi macro-urile pentru a „memora” acţiunile repetitive. Eu de exemplu am câteva macro-uri pe care le consider de aur, căci le folosesc foarte des. Unul formatează un text din MS Word pentru HTML, punând tag-urile italic şi bold (după cum explicam mai sus). Un alt macro elimină caracterele româneşti (util în anumite contexte, când vrei de exemplu să trimiţi un email cuiva care poate nu poate citi diacriticile). Cum se definesc macro-urile? Gândiţi-vă la o înregistrare audio, doar că macro-urile nu surprind sunete ci acţiunile făcute. Pentru a începe înregistrarea, daţi dublu click pe textul REC, scris cu gri deschis în bara de jos a MS Word (sau din meniu: Tools, Macro, Record New Macro). Daţi un nume şi eventual indicaţi dacă să fie apelabil din taste sau cu un buton nou în toolbars (recomand alegerea unei combinaţii din taste – cel mai rapid). Apoi începeţi să faceţi acţiunile pe care le doriţi memorate (de exemplu înlocuirile arătate mai sus). Când aţi terminat, daţi click pe butonul care sugerează Stop (ca la combina audio). Cu Alt+F8 puteţi vedea oricând lista macro-urilor, le puteţi lansa sau edita.

Dacă aveţi ceva experienţă (în programare ar fi excelent, dar chiar şi fără să fi programat vreodată) veţi vedea că editând macro-urile, umblând în sursa lor, le veţi putea controla mai uşor. Iată de exemplu codul pentru a scăpa de litere româneşti, respectiv doar pentru a înlocui pe Ş cu S.


Selection.HomeKey Unit:=wdStory
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
      .Text = "Ş"
      .Replacement.Text = "S"
      .Forward = True
      .Wrap = wdFindContinue
      .Format = False
      .MatchCase = True
      .MatchWholeWord = False
      .MatchWildcards = False
      .MatchSoundsLike = False
      .MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

Cu doar câteva Copy & Paste puteţi pune noi blocuri pentru a înlocui ş cu s, Ţ cu T, ţ cu t, ş.a.m.d. Sunt multe aplicaţii pentru macro-uri. De exemplu vă puteţi defini macro-uri care să deschidă fişiere noi cu anumite formatări, anumite configurări în headers & footers ş.a. Dacă folosiţi frecvent Microsoft Word, atunci aceste facilităţi pot revoluţiona lucrul cu documentele. Dar mai ales pot scuti minute bune pentru acţiuni repetitive. Iar minutele se strâng în ore, iar orele în zile… De ce să pierdeţi zile întregi, în loc să investiţi ceva timp în a învăţa cum să vă faceţi macro-uri? :)


Apreciază articolul:

1 stea2 stea3 stea4 stea5 stea (4 evaluări, media: 5,00 din 5)
Loading...Loading...

0 comentarii


Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *