AutoText-ul din MS Word


Două observaţii: 1) capturile sunt din MS Office 2010 (cu care lucrez acum), dar lucrurile sunt identice pentru MS Office 2007; 2) ilustrez cu sintagma “Papa Benedict al XVI-lea” nu pentru a catoliciza pe cineva, ci ca un exemplu concret. Cum zi de zi lucrez la ştirile de pe Catholica.ro vă daţi seama că inerent de muuulte ori pe zi scriu acel nume şi multe altele ce revin şi revin şi revin… Să vă dau un exemplu de organism din Vatican: Congregaţia pentru Cultul Divin şi Disciplina Sacramentelor. Huh… să tot scrii astfel de secvenţe în mod repetat e o pierdere de vreme!!! Mai ales că MS Word îţi permite să rezolvi totul mai rapid. Prima soluţie e să apelăm la AutoText-ul din MS Word.

imagine

Puteţi adăuga acest instrument în comenzile din bara de deasupra filelor (taburilor), dar nu e obligatoriu. Puteţi folosi şi calea mai lungă, din fila Insert, butonul Quick Parts, opţiunea AutoText: dacă aveţi un text selectat veţi vedea activă opţiunea Save Selection to AutoText Gallery. Puteţi să grupaţi aceste secvenţe de text după tematică (eu de exemplu am grupul Religioase) sau să lăsaţi în grupul implicit. Oricum, următoarea tură când veţi începe să scrieţi primele litere dintr-o secvenţă definită în galeria AutoText va apărea sugestia de completare (vezi mai sus), de care vă desparte doar un Enter! În loc de peste 20 de caractere, bat doar 5. Se simte când scrii mult şi când ai lucruri ce se tot repetă. Nu spun că e de interes pentru mulţi, dar pe mine mă ajută enorm şi cred că şi alţii ar putea beneficia de această opţiune… dar poate nu o cunosc.

Partea bună e că cu AutoText poţi să îţi defineşti şi secvenţe mai “complicate” de text, păstrându-se şi formatarea! Cu alte cuvinte dacă ai text înclinat sau cu altă culoare, el aşa va fi redat prin completarea cu AutoText. Mai mult, poate fi pe mai multe rânduri. Aceasta înseamnă că de exemplu adrese sau formulări de încheiere se pot salva şi să le apelezi pur şi simplu scriind primele lor litere! Scrieţi des în MS Word? Atunci începeţi să vă gândiţi ce revine foarte des. Nume de persoane sau instituţii, adrese, formule oficiale, clauze contractuale… orice reapare periodic şi puteţi câştiga timp prin completarea de către MS Word.

Dar mai există o metodă: “expandarea”. Tot pentru Papa Benedict al XVI-lea eu am definit b16. Cum am scris b16 cum MS Word pune în loc Papa Benedict al XVI-lea. Cum faceţi aşa ceva? Mergeţi în Options, apoi la Proofing aveţi AutoCorrect Options. În tabul AutoCorrect scrieţi expresia scurtă sub Replace (eu mai jos am pus “ceva”), iar expresia completă, care să apară în locul celei scurte, sub With. Mai rămâne un click pe Add şi gata. Pe viitor când veţi scrie expresia scurtă, ea va fi “expandată” instant în cea completă. Să zicem că scrieţi o lucrare despre Barbu Ştefănescu Delavrancea. Cu trucul tocmai descris puteţi pune acolo bsd şi de fiecare dată când veţi scrie bsd (nu în mijlocul unui cuvânt, ci cu spaţiu înainte şi spaţiu sau un semn de punctuaţie după) va fi înlocuit cu numele dorit.

imagine

Care din variante să o alegeţi? Vedeţi Dvs ce vă convine. Cu AutoText, când scrii ceva ce e definit ţi se aminteşte (şi dai Enter doar dacă vrei înlocuirea). Cu AutoCorrect nu ţi se aminteşte ci pur şi simplu automat se face înlocuirea (un Undo şi se revine la secvenţa scurtă). Am făcut şi un mic screencast dacă nu am fost clar din explicaţii.


Apreciază articolul:

1 stea2 stea3 stea4 stea5 stea (2 evaluări, media: 5,00 din 5)
Loading...Loading...

3 comentarii

  1. jürgen.toth spune:

    Întâmplător am dat tot astăzi pe un alt site de un program (si portabil) de autocompletare a unor fraze care se repetă des. Programul se numeşte Phrase Express şi poate fi descărcat la următoarea adresă web: http://www.phraseexpress.com/

  2. radu.capan spune:

    Da, a mai fost amintit de cititori acest program. Avantajul lui e ca merge (din cate imi amintesc) si in alte programe. Dar pt cine are MS Word si acolo editeaza texte, metoda de mai sus il scuteste sa mai apeleze la un alt program.

  3. Claudia spune:

    Iti multumesc pt postare! De ceva vreme incerc sa gasesc metoda de a folosi auto textul in Office 2010 (si nu numai eu). Este ”vital” cand ai mult de scris.


Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *