MS Access: O scurtă introducere


În timp ce unii din pachetul MS Office folosesc doar MS Word, celelalte aplicaţii nu sunt mofturi. Desigur, MS Word e aplicaţia poate cea mai generală, şi uneori poate fi suficientă, dar “specializările” celorlalte aplicaţii nu pot fi negate. Să luăm cazul aplicaţiei MS Publisher (probabil unii nici nu auzit de ea, iar mulţi nu au folosit-o): în timp ce şi în MS Word poţi face pliane şi afişe, MS Publisher are instrumente tocmai pentru aşa ceva. Folosesc de mai bine de zece ani MS Publisher şi – dat fiind ce fac eu – nu aş rezista fără acest program. Apoi să zicem că avem ceva liste de cumpărături: şi în MS Word le putem administra, dar MS Word nu poate bate MS Excel la capitolul calcul tabelar.

imagine

Mergând mai departe, cine ne-ar opri să facem o prezentare în MS Word, pe foi A4 culcate (landscape, nu potrait), dar cât de primitivă e o astfel de soluţie când există MS PowerPoint! Şi în fine, ajungem şi la subiectul nostru: poţi să păstrezi – de exemplu – fişele angajaţilor într-un document Word, dar doar când le ai într-o bază de date simţi că poţi lucra cu ele rapid şi adevărat. Însă… ce sunt bazele de date?  Eh, am avut un curs la facultate, dar asta s-a întâmplat cu prea mulţi ani în urmă. Nu ştiu să vă dau o definiţie de dicţionar, nici nu alerg fuguţa la Wikipedia, ci am să vă spun că reprezintă un mod de depozitare inteligent a unei serii de informaţii. Să zicem că avem… ce exemplu să luăm?… o bibliotecă. Dacă o punem într-o bază de date – şi doar dacă o punem într-o bază de date – regăsirea unei informaţii va fi mai rapidă (pentru că bazele de date au nişte indecşi ce fac rapidă căutarea), dar şi generarea a diverse rapoarte: în câteva secunde poţi avea lista cărţilor a căror autor e Xulescu Yon; sau cu cărţile Editurii Z; sau o listă cu cărţile grupate pe anii de apariţie. Toate acestea sunt floare la ureche cu MS Access (sau aplicaţii similare).

În cele din urmă o bază de date poate fi comparată cu un tabel… de fapt cu o serie de tabele, pentru că o bază de date poate conţine mai multe “entităţi”. De exemplu la o bază de date cu biblioteca vom putea avea mai multe tabele: tabela Cărţi, tabela Autori, tabela Edituri… Să încercăm să ne acomodăm cu unii termeni. Mai jos avem o tabelă intitulată Persoane (ea poate singură să formeze o bază de date… sau împreună cu altele). O tabelă are o serie de câmpuri (în engleză fields): sunt numele coloanelor. O linie de informaţii se numeşte înregistrare (în engleză record). Ceea ce vedeţi mai jos e realizat în MS Word… doar de dragul capturii cu explicaţii. Şi chiar şi în MS Word putem face rapid sortări – cu ceva atenţie – dar vom vedea pe parcurs de ce merită în MS Access.

imagine

Mai jos vedeţi un scurt screencast în care am ilustrat crearea unei baze de date cu o tabelă. Personal nu creez aşa cum vedeţi mai jos :) . După ce am deschis un fişier nou comut pe modul Design View – caz în care deja trebuie să salvez tabela – şi acolo “pictez” structura. Dar acum fac linişte până vedeţi prezentarea…

Gata? După cum spuneam, ce mai bun mod de a defini câmpurile unei baze de date este în Design View – ca în captura de mai jos. Observaţi mai jos câmpurile, în coloana Field Name. În timp ce MS Access vă lasă să aveţi nume de câmpuri şi cu diacritice, dar şi cu spaţii sau alte semne, e recomandabil să nu le folosiţi (mai ales dacă la un moment dat veţi dori migrarea acestor date, să zicem spre MySQL). De aceea un câmp “data naşterii” e bine să fie notat DataNasterii. Un câmp “numărul de la maşina de serviciu” ar trebui să devină NumarulDeLaMasinaDeServiciu, sau mai bine NumarMasinaServiciu. Dar e doar o sugestie. După ce aţi stabilit numele unui câmp trebuie să spuneţi şi ce fel de câmp e.

imagine

Să o luăm sistematic. Cele mai “populare” tipuri sunt:

  • numeric – util pentru identificatori (ID-uri, vom vedea mai încolo) dar şi orice câmp ce se pretează la aşa ceva: număr copii; greutate; număr la stradă sau număr apartament; număr de produse…
  • text – util la nume, prenume, localitate, funcţie, produs, etichete…
  • memo – e un câmp text mai mare, util de exemplu la biografia unei persoane sau descrierea unui produs
  • dată/timp – util pentru date de naştere, date de expediţie, orice date, dar şi timpi (ex: ora de livrare)

Mai sunt şi altele – vedeţi lista derulantă din captura de mai sus – dar nu foarte des folosite. De exemplu da/nu (Yes/No) e util pentru un câmp gen: sex (bifat fiind de exemplu masculin, nebifant feminin). Tabela de mai sus foloseşte tipul AutoNumber, care de regulă se regăseşte – sau ar trebui să se regăsească – în fiecare tabelă, la identificator. Ce este identificatorul? E un număr care identifică unic o înregistrare. De aceea e auto, că el se incrementează singur. Nu putem să avem două înregistrări cu acelaşi ID. Aceşti identificatori, în timp ce pot să lipsească, sunt în 99% din cazuri necesari. Să zicem că avem o bază de date de persoane, ca mai sus. Pot să fie, normal, doi-trei Ion Popescu! După ID însă îi putem diferenţia fără probleme. Ca observaţie, la câmpul de identificare nu e musai să i se spună ID. Poate fi şi ABC :) . Dar de regulă se pune ID sau combinată gen ID_marfa, ID_cumparator…

Şi acum o scurtă recapitulare:

  1. când avem date structurate (gen: fişă persoane, fişă carte, fişă produs) e util să apelăm la MS Access în loc la MS Word
  2. primul pas e să gândim stuctura bazei noastre de date, fie pe o hârtie, fie direct pe calculator
  3. şi vom începe gândindu-ne câte tabele sunt necesare… ele sunt de regulă tot atâtea câte entităţi avem: de exemplu o bază de date a şcolii va avea o tabelă pentru elevi şi o alta pentru profesori, pentru că sunt entităţi diferite (plus alte tabele pentru materii, săli de clară ş.a.)
  4. apoi la o tabelă ne vom gândi la ce câmpuri sunt necesare, le vom boteza şi asocia un tip fiecărui câmp
  5. la final putem să trecem în Datasheet View – daţi de exemplu click pe fila Home şi va fi în lista primului buton – şi să populăm tabela cu date

imagine

Evident, vom merge şi mai departe, în articolele următoare. Probabil o să întârzie puţin, şi oricum încercăm să le mai alternăm pentru a nu plictisi. În plus garantez că mai încolo cei care ştiu ABC-ul MS Access-ului – dar nu sunt deja guru la acest capitol – vor afla lucruri interesante. Şi pentru cei interesaţi iată şi baza de date folosită spre exemplificare: ca fişier ACCDB pentru versiunile 2007 şi 2010, dar şi MDB pentru versiunile anterioare aici.


Apreciază articolul:

1 stea2 stea3 stea4 stea5 stea (6 evaluări, media: 5,00 din 5)
Loading...Loading...

0 comentarii


Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *