MS Access: Configurări la tabele


De fapt titlul corect ar fi “configurări la câmpurile tabelelor”. Pornim deci de la premisa că am avem o tabelă şi suntem în Design View. Când dăm click pe un anumit câmp vom vedea sub el o serie de setări pe care de regulă le putem ignora… dar adesea prind bine. De exemplu să zicem că avem un câmp (fie el text sau numeric) în care în 90% din cazuri e o anumită valoare (de exemplu un câmp ţară, cel mai adesea fiind România). De ce să scriem de fiecare dată când putem pune ca Default Value valoarea dorită, şi ea va apare precompletată: dacă trebuie trecută o altă valoare, o vom trece, dar există o valoare implicită. Observaţi mai jos, la greutate am pus Default Value ca fiind 50.

imagine

Interesant – şi complex – e că putem defini reguli de validare. Eu am pus ceva banal: greutatea să fie sub 150 (de kilograme). Dacă această regulă de validare e încălcată, respectivul câmp nu poate fi completat şi trebuie introdusă o altă valoare, ce respectă regula. În plus se emite mesajul de “eroare”. Vedeţi mai jos când am încercat să îi pun 152 de kilograme la Popescu Mircea. Se pot concepe tot felul de reguli, şi dacă daţi click în câmpul Validation Rule în dreapta de tot veţi avea trei puncte de unde puteţi ajunge la Expression Builder, cu acces la funcţiile MS Access (puteţi crea de exemplu o regulă ca data naşterii să fie după 01.01.1940 dar înainte de 31.12.2009). Repet: aceste reguli forţează ca în tabelă să nu fie introduse valori nedorite.

imagine

În funcţie de tipul de câmp evident la opţiunile din tabul General – vezi prima captură din articol – vor fi diverse modificări. Util este de exemplu, în cazul unui câmp text pe care îl doriţi obligatoriu completat să puneţi Required pe Yes şi Allow Zero Length pe No. Dar şi tabul Lookup ascunde lucruri interesante. Să luăm câmpul naţionalitate: cel mai adesea va avea una dintre valorile română, maghiară, germană. În tabul Lookup schimbăm Display Control de la Text Box la List Box. Apoi în linia cu Row Source Type alegem Value List. În fine, la Row Source putem scrie direct lista, între ghilimele, separată de punct şi virgulă, sau dăm click pe cele trei puncte de la finalul liniei şi vom avea ceva ca în captura de mai jos (câte o intrare pe linie).

imagine

Şi acum să vedem ce am rezolvat! Când vrem să scriem o înregistrare nouă vedem că la greutate e precompletat 50, iar la naţionalitate avem o listă cu valorile indicate de noi. Ajunge să scriem r şi se va autocompleta cu română. Ei bine, când ai de scris sute de înregistrări, astfel de “economii” se simt.

imagine

Vreţi să încercăm ceva şi mai complex? Bravo pentru curaj. Să mai adăugăm o bază de date (era deja prezentă în ultima arhivă dată) cu câteva localităţi. O vedeţi mai jos.

imagine

Acum să adăugăm câmpul localitate. Dacă tot avem o tabelă cu localităţile, am vrea să profităm de ea, să ne scutească de tastat. De aceea în tabul Lookup vom pune tot pe List Box la Display Control; la Row Source Type vom alege însă Table/Query. După care – a se vedea  captura – dăm click pe cele trei puncte şi intrăm într-o zonă străină pentru moment, dar care ne va deveni familiară în timp.

imagine

Vom fi invitaţi să alegem dintre tabelele existente. Selectăm Localitati şi dăm click pe Add. Apoi pe Close. Apoi în partea de jos, la Field alegem Nume; deja la Table apare Localitati; şi ar prinde bine la Sort să punem Ascending. Atât. Acum priviţi în bara de sus, unde e un buton Close şi la întrebarea ce va apare daţi Yes.

imagine

Hehe! Tocmai aţi făcut o interogare SQL!!! Ar trebui să aveţi ceva ca mai jos. Despre SQL vom mai vorbi mai încolo.

imagine

Acum când mergem în modul Datasheet View să completăm tabela, la Localitate vom avea din nou o listă din care foarte uşor putem alege o localitate; sau scriem primele litere şi se va face autocompletare. Important: în ambele cazuri (cel cu naţionalitatea, de mai sus, sau acesta cu localitate), nimic nu ne împiedică să scriem chinez sau New York (valori ce nu apar în listele de autocompletare).

imagine

Cam atât pentru moment. Nu vă grăbiţi ci studiaţi ce se poate face la capitolul tabele şi opţiuni de configurare. Mâine vom vedea cum putem folosi datele din MS Access tocmai în… MS Word. A! Fişierul actual de teste îl găsiţi aici.


Apreciază articolul:

1 stea2 stea3 stea4 stea5 stea (4 evaluări, media: 4,75 din 5)
Loading...Loading...

0 comentarii


Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *