MS Access: Sortări şi filtre la tabele


Mergem mai departe. Dar nu înainte de o mărturisire: scriu aceste materiale offline, departe de casă, iar ele vor fi publicate cu ceva întârziere, de câteva zile. Scriind offline nici screencast-uri nu vor fi (decât dacă voi completa când mă voi întoarce acasă). Cum sunt fără internet, mi-e mai uşor să scriu despre MS Access decât despre situri sau orice cere acces la internet. Mergem deci mai departe cu tabelele din MS Access. Baza de date de ieri am completat-o cu informaţii, aşa că am acum 30 de înregistrări. Şi câmpuri i-am mai adăugat: un câmp legal de sex şi altul de naţionalitate. Acum să ne obişnuim puţin (mai mult) cu interfaţa.

imagine

Un click dreapta pe numele unui câmp (cap de coloană) ne va da un meniu ca mai sus. Primele opţiuni sunt de sortare, alfabetică/invers alfabetică pe un câmp text, crescătoare/descrescătoare pe un câmp numeric, cronologică/invers cronologică pe un câmp dată/timp. Acelaşi lucru îl obţinem, dacă suntem într-un anumit câmp dând click pe butoanele Ascending sa Descending aflate deasupra (tabul Home). Astfel într-o secundă liste lungi (pot fi mii de înregistrări) pot fi sortate cum dorim. Din meniul contextual de mai sus să mai reţinem o opţiune utilă: ascunderea unor câmpuri. La un moment dat, dintr-o tabelă cu 20 de câmpuri, poate dorim să lucrăm doar pe 3 câmpuri. Cel mai simplu este să le ascundem pe celelalte, ca să nu tot dăm taburi la nesfârşit până ajungem la câmpurile dorite. Cu Hide Fields ascundem câmpul selectat/curent, dar dacă vrem să ascundem mai multe, mai bine dăm click pe Unhide Fields şi apoi demarcăm ce nu ne interesează (automat se vor reflecta schimbările).

Dar mai interesant e dacă dăm click pe săgeata neagră de lângă numele unui câmp. Regăsim opţiunile de sortare, dar apoi într-o listă cu defilare avem trecute valorile distincte existente (iar în faţa lor Select All şi Blanks – acesta din urmă permite selectarea doar a înregistrărilor care au gol acel câmp). De ce valorile distincte? Ca să ne ajute :) . De exemplu eu în lista cu defilare am doi Munteni (numele nu se vede în captură). Dacă debifez toate şi selectez Muntean, toată tabela se va reduce la înregistrările celor doi Munteni. Hei, asta a fost rapid! Super rapid! Şi nu e totul! Vedeţi meniul Text Filters care are mai multe opţiuni? Pot alege Begins With… şi să scriu M în fereastra ce apare, şi imediat tabela va rămâne doar cu persoanele ale căror Nume începe cu M. Alte idei? De exemplu mergând pe Prenume pot în două secunde să am lista celor pe care îi cheamă Andrei, sau Ioan sau ce mai vreau eu.

imagine

Evident, pentru câmp dată nu va fi Text Filters ci Date Filters, cu opţiuni specifice (de exemplu datele înainte de o anumită dată; sau de la All Dates In Period poţi foarte uşor alege toate datele din luna septembrie), iar pentru câmp numeric va fi Number Filters, iarăşi cu opţiuni specifice (rapid putem selecta cine are greutatea peste 60; sau între 20 şi 40).

imagine

Lucrul cu aceste filtre poate face minuni. Mai ales când ai sute sau mii de înregistrări. Închei cu o captură ce arată o altă filtrare: la câmpul sex am pus să filtreze doar înregistrările cu True (adică sex masculin). Imediat tabelul s-a restrâns la persoanele de sex masculin. Dacă vrem să renunţăm la un filtru (acesta ascunde – nu şterge – valorile ce nu respectă filtrul) cel mai simplu este să dăm click pe Toggle Filter. Dacă acest buton apare ca apăsat (respectiv galben, conform capturii de mai sus) înseamnă că în tabel e probabil să nu fie afişate toate valorile, ci doar cele ce corespund unui filtru. Anulaţi filtrul (click pe Toggle Filter) şi veţi fi siguri că ce vedeţi e întreg tabelul.

imagine

Facilităţile descrise aici, deşi ilustrate cu MS Access 2010, au fost introduse începând cu MS Access 2007. Dacă doriţi să testaţi cele descrise, vă invit să descărcaţi versiunea actuală a bazei de date ce o folosim ca exemplu. De aici.

PS: Poate unii săriţi deja înainte cu expectanţele – cum pot face să selectez toate persoanele ale căror nume începe cu A, au sub 50 de kilograme şi sunt născute în februarie? MS Access vă permite şi aşa ceva (deci combinări de filtre) dar vom vedea cum anume mai încolo, într-un alt articol (nu, nu următorul).

PS2: Vai mie… am mai tratat subiectul aici, iar Microsoft îl detaliază în română aici.


Apreciază articolul:

1 stea2 stea3 stea4 stea5 stea (1 evaluări, media: 5,00 din 5)
Loading...Loading...

0 comentarii


Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *