MS Access: Importarea datelor în MS Word (I)


Nu va fi un articol în două părţi ci două abordări diferite, fiecare utilă în felul ei. Deja aici practic rup firul articolelor “pentru începători”, încrezător că puţini dintre cei care folosesc MS Word şi MS Access ştiu cum se pot combina cu succes. Deci: nu ştiţi cum? Vom vedea împreună! Şi vom începe cu un pas necesar dar obscur: MS Word 2007 şi 2010 au reuşit să ascundă foarte-foarte bine procedura inserării unei baze de date în MS Word. Mergeţi în Options (cu Alt+F, T) şi acolo căutaţi Quick Access Toolbar. Alegeţi All Commands în lista de sub Choose commands from. Veţi găsi undeva (sunt alfabetic ordonate) comanda Insert Database. Selectaţi-o şi daţi Add.

imagine

Am pregătit astfel terenul. Apare un nou buton în Quick Access Toolbar. Click pe el şi apare o fereastră ca mai jos, cu un buton Get Data… Acesta ne invită să frunzărim HDD-ul după fişierul MS Access dorit.

imagine

Dacă fişierul MS Access cuprinde mai multe tabele, vom fi invitaţi să alegem una. Eu de exemplu aleg Localitati.

imagine

Ne apare o fereastră ca mai jos-stânga, cu două butoane foarte importante pentru opţiuni: Query Options şi Table AutoFormat. Despre primul vorbim mai jos; al doilea în schimb e simplu de explicat – oferă o serie de modele pentru afişarea tabelei MS Access ca tabelă în MS Word. Nu setăm nimic acum – că suntem grăbiţi – şi dăm click pe Insert Data… Şi aici (vezi fereastra jos-dreapta) avem ceva important: Insert data as field. Dar nu bifăm. Şi apăsăm OK şi gata.

imagine

Tot acest proces, de câteva clickuri, ce ne-a adus? Tabela din MS Access în MS Word. Veţi spune “mare brânză”. Asta pentru că nu am explorat opţiunile existente.

imagine

Şi să începem de la coadă la cap. Vă amintiţi de bifarea la Insert data as field? Reluaţi procesul, bifaţi acolo acest câmp şi daţi OK. Pare aceeaşi Mărie cu altă pălărie: acum datele apar pe un fundal gri. Mutaţi cursorul în afara tabelului şi va dispare acel gri. Există însă o diferenţă fundamentală. Dacă în primul caz au fost introduse valorile din baza de date, în al doilea caz au fost introduse valorile… legate la baza de date originală. Ce înseamnă aceasta? Mergeţi în MS Access, modificaţi ceva valori, salvaţi, după care în fişierul MS Word mergeţi cu cursorul undeva unde sunt datele din tabel (indicatorul vizual va fi re-apariţia fundalului gri). Apăsaţi F9 (sau click-dreapta, Update field) şi veţi vedea modificările făcute în MS Access propagate în MS Word!!!

A doua chestiune tare (ce păcate că la combinarea celor două chestiuni tari – cel puţin în testele mele – au apărut probleme) vine de la butonul Query Options, neexplorat până acum de noi. Va apare o fereastră cu trei taburi. Să le vedem pe rând (am reluat procesul, acum cu tabela Persoane). Primul permite nişte filtrări destul de puternice. Spun doar “destul de puternice” pentru că în primul rând aceste filtre nu diferenţiază câmpurile de tip text, număr, dată sau altele. În fine. Am ales să pun un filtru Greutatea >= 40.

imagine

Al doilea tab permite sortări: am dat sortare după nume şi prenume.

imagine

În fine, ultimul tab ar fi superb dacă ar şi merge: permite să alegi doar anumite câmpuri, nu toate. În testele mele setările de aici au fost ignorate, dar poate în alte combinaţii de Windows+MS Office va merge.

imagine

Drept urmare am obţinut un tabel cu persoanele care au greutatea peste 40 de kilograme (mai mare sau egal), ordonate alfabetic după nume. Din păcate: data naşterii a venit în format american (lună, zi, an), şi a sosit şi câmpul ce l-am eliminat în tabul al treilea (mai sus). În rest treaba merge destul de bine. Repet: după configurarea unor setări în Query Options nu mi-a mai mers bifarea la Insert data as field. Buguri locale sau generale nu pot să spun, rămâne să testaţi.

imagine

Cert este că există metode de a fructifica tabelele din MS Access chiar în MS Word, inclusiv cu nişte mini-facilităţi de filtre şi sortări. Vestea bună este că limitările de la filtre şi sortări pot fi depăşite – lejer!!! – cu interogări în MS Access, care apoi să fie importate în MS Word (chiar şi chestia cu eliminarea unor câmpuri se face lejer printr-o interogare). Da, în lista de tabele la importul în MS Word vor figura şi interogări (queries) dacă există. Despre ce sunt acelea vom vorbi însă altă dată. Acum e timpul să vedem a doua modalitate de integrare MS Access – MS Word.


Apreciază articolul:

1 stea2 stea3 stea4 stea5 stea (3 evaluări, media: 5,00 din 5)
Loading...Loading...

0 comentarii


Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *