MS Access: Importarea datelor în MS Word (II)


Acum nu continuăm articolul anterior. E vorba pur şi simplu de o altă metodă, nici măcar similară. Cele două metode se aplică în scenarii diferite. E simplă şi genială. Dacă faceţi muncă de birou, lucrând cu MS Word şi MS Access, o să vă placă la nebunie. La bază e o facilitate MS Word gândită pentru plicuri: dacă ai persoanele, cu adresele lor, într-o bază de date, de ce să nu le poţi folosi uşor în MS Word pentru a tipări plicuri către aceste persoane. Ei bine, să depăşim limita plicurilor. În tabul Mailings, la Select Recipients alegeţi Use Existing List… Veţi fi invitat să frunzăriţi HDD-ul şi faceţi-o căutând şi indicând o bază de date MS Access. Evident eu folosesc exemplul încetăţenit deja.

imagine

Pare că nimic nu s-a întâmplat. Greşit! S-a întâmplat tot ce vroiam :) . Exagerez. Avem însă deja acces la câmpurile din baza de date, pe care să le inserăm în MS Word. Scriem un text şi acolo unde ne-ar trebui un câmp din baza de date apelăm la butonul Insert Merge Field. Acolo vom regăsi toate câmpurile. Mai jos vedeţi că am scris Fişa angajatului apoi am inserat câmpul Nume (care apare ca «Nume»), pot pune prenumele şi merge mai departe…

imagine

E important să reţinem că se pot face şi construcţii mai complicate. De exemplu câmpul sex la noi e True pentru bărbaţi şi False pentru femei. Ca să nu afişez “Este de sex True” 😉 am pus o regulă (vedeţi la Rules) de genul If…Then…Else… Acolo am ales câmpul Sex şi am zis că dacă e egal cu (Equal to) false, atunci să insereze textul “feminin”, altfel textul “masculin”. Similar am pus o regulă care să atragă atenţia dacă “angajatul” are peste 70 de kilograme.

imagine

Ce a ieşit? Ceva foarte simpatic. Apăsăm butonul Preview Results din acelaşi tab Mailings şi câmpurile vor fi imediat înlocuite cu valorile din baza de date!!! Aud un “uau”?

imagine

Plimbarea printre înregistrările din tabelă se poate face cu controalele de deasupra la Find Recipient, din dreapta la Preview Results. Am trecut la a doua înregistrare şi observaţi cum s-a schimbat numele, localitatea, sexul, ba chiar şi observaţia.

imagine

Gândiţi-vă astfel o bază de date cu personalul, cu produse, cu proiecte, cu cărţi (şi altele) ce uşor poate deveni un frumos “raport” în MS Word. Desigur, şi MS Access are o facilitate numită rapoarte – şi vom vorbi despre ea – dar sunt contexte în care folosirea MS Word e mai potrivită. Cu speranţa că v-am adus ceva noutăţi închei pe ziua de azi cu articolele despre MS Access. Mâine probabil ar trebui să trecem la formulare. Adică din nou pentru începători în special.


Apreciază articolul:

1 stea2 stea3 stea4 stea5 stea (2 evaluări, media: 5,00 din 5)
Loading...Loading...

3 comentarii

  1. gyges77 spune:

    Foarte utile aceste articole despre MS Access. Succes in continuare.

  2. gyges77 spune:

    M-as bucura sa publicati cat mai multe articole despre MS Access, precum si omologul acestuia OpeOffice Base.

  3. radu.capan spune:

    Mulţumesc. Interesul nu e fenomenal pentru acest subiect dar voi încerca totuşi să scriu. Am datoria aceasta şi faţă de unii prieteni ai mei ce mi-au cerut de mult timp să fac aşa ceva.


Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *