MS Access: Generarea rapoartelor


Avem deja 10 articole în seria Învăţăm MS Access, iar acum să îl vedem pe al 11-lea. Şi trecem la un subiect nou (dar vom mai face drumuri înapoi), şi anume rapoartele. Am văzut ce sunt tabelele (moduri structurate de memorare a unor informaţii), şi am creat formulare care să ne ajute să “turnăm” date în tabele. Dar ce folos să le avem dacă nu le putem şi “expune”? Desigur, printre primele articole am văzut cum putem duce datele din MS Access în MS Word, cu care probabil suntem mai mulţi familiari. Dar adevărul e că nu trebuie să părăsim MS Access pentru a afişa frumos datele din tabele. De aceea există rapoartele! Şi ele pot fi foarte frumuşele şi foarte utile.

Din nou MS Access are instrumente automate de generare a raportelor. Şi ele pot fi utile atunci când ai tabele simple, cu doar câteva câmpuri. Dar, pentru că aici vorbim de estetică – spaţiu relativ, după gustul fiecăruia – e mai greu să ne mulţumim cu ce se generează automat. Mai sus am ilustrat două modalităţi. Mai întâi cea mai simplă e ca la formulare: dai click pe tabelă, să fie selectată, apoi din tabul Create click pe Report. Gata. În câteva secunde ai raportul. O altă modalitate, cu ceva mai multe opţiuni, e folosirea “vrăjitorului”. Tot în tabul Create dăm acum click pe Report Wizard. În acest caz putem alege câmpurile (adică să scăpăm de cele ne-necesare în raport), să facem grupări şi sortări… În fine, rezultatul poate fi cel dorit, după tabelă (după complexitatea ei adică). Am să vă propun însă, pentru a noastră tabelă demonstrativă persoane, să încercăm să construim singuri raportul.

imagine

Am putea să tragem câmpurile (după ce am spus ce tabelă foloseşte raportul), dar mie îmi place să pornesc de la câmpuri unbound, adică nelegate de vreun câmp. De ce? Într-un screencast mai jos vom vedea cum am construit următorul raport – de fapt cea mai mare parte a lui. Screenr.com are o limitare de 5 minute şi vrând să arăt una alta (plus bâlbâindu-mă în paşi) am trecut de prag. Oricum: obiectivul e raportul de mai jos. După cum spuneam, prefer să pornesc cu câmpuri simple, aşa cum vin ele din secţiunea Controls a tabului Design. Am pus trei pe spaţiul de lucru şi apoi din tabul Arrange, selectându-le, am ales Tabular. Automat partea text s-a mutat în header, în secţiunea centrală a raportului rămânând câmpurile… goale. La primul am scris ca valoare = [Nume] & " " & [Prenume]. Astfel, în loc să avem două coloane, una pentru nume, alta pentru prenume, avem o singură coloană cu numele complet (evident, puteam folosi şi câmpul calculat, dar nu am vrut, pentru a demonstra cum se pot “concatena” câmpuri). La următorul am scris DataNasterii: atenţie – când se scrie ceva ce coincide cu numele unui câmp, va fi considerată că acolo dorim respectivul câmp. Logic, nu? Similar, am pus Localitate şi imediat am avut coloana cu localităţile. Simplu, simplu, simplu…

imagine

Acum vine o chestie tare: gruparea şi sortarea. Click pe butonul Group & Sort din tabul Design. În partea de jos, sub raport, va apare un panou cu două butoane mari: Add a group şi Add a sort. Am dat Add a group şi din lista câmpurilor, ce apare imediat, am ales Nationalitate. Şi uite aşa, lista simplă se transformă într-o listă în care persoanele sunt grupate după naţionalitate. Cu click pe Add a sort am pus ordonare crescătoare după nume, apoi după prenume, şi de aceea – vedeţi mai sus – avem Anastasie, apoi Briciu, adică într-un grup de o anumită naţionalitate persoanele apar în ordine alfabetică.

imagine

În fine, am mai făcut diverse modificări după punctul unde se opreşte screencastul, precum pune bordurilor (sunt nişte linii la controale – trageţi-le după cum doriţi). Plus minus, raportul de mai sus a fost realizat după cum urmează.

Ca de obicei, cui vrea îi ofer şi baza de date ca să vadă despre ce am vorbit.


Apreciază articolul:

1 stea2 stea3 stea4 stea5 stea (1 evaluări, media: 5,00 din 5)
Loading...Loading...

0 comentarii


Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *