Arhiva pentru tagul “Invatam MS Access”

MS Access: deschiderea de formulare din rapoarte

În seria dedicată învăţării lucrului cu MS Access continuăm cu un articol care se referă în continuare la raporturi, mai exact la un truc uneori util – deschiderea de formulare din rapoarte. Dar până acolo un truc introductiv: doriţi să puneţi un număr crescător la o listă (precum în raportul vizibil în captura de mai jos)? Nu se poate folosi ID-ul pentru că acesta nu creşte după cum e sortarea pe care o dorim noi. Şi atunci ce e de făcut? Trucul presupune adăugarea unui câmp la care îi dăm valoarea 1, şi apoi la Running Sum alegem Over All (sau Over Group dacă lucrăm cu grupuri şi dorim numărarea per grup). Simplu, nu?

imagine

Simplu dar de efect. Captura …


MS Access: Generarea rapoartelor

Avem deja 10 articole în seria Învăţăm MS Access, iar acum să îl vedem pe al 11-lea. Şi trecem la un subiect nou (dar vom mai face drumuri înapoi), şi anume rapoartele. Am văzut ce sunt tabelele (moduri structurate de memorare a unor informaţii), şi am creat formulare care să ne ajute să “turnăm” date în tabele. Dar ce folos să le avem dacă nu le putem şi “expune”? Desigur, printre primele articole am văzut cum putem duce datele din MS Access în MS Word, cu care probabil suntem mai mulţi familiari. Dar adevărul e că nu trebuie să părăsim MS Access pentru a afişa frumos datele din tabele. De aceea există rapoartele! Şi ele pot fi foarte frumuşele şi foarte utile.

Din nou MS …


MS Access: Câmpurile multi-valoare

Ca în cazul contestatelor câmpuri calculate, vom vedea astăzi o şmecherie ce poate fi foarte utilă dar care nu va fi pe placul celor foarte riguroşi, care vor să respecte standardele tradiţionale ale bazelor de date. Dacă vă întrebaţi care sunt acele standarde atunci foarte probabil că nu vă pasă să le încălcaţi 😉 . Vom vedea deci astăzi cum putem într-un câmp să nu memorăm o singură valoare, ci mai multe. Huh! Ne folosim de deja clasica noastră bază de date unde avem o tabelă Persoane şi una Produse. Ce ar fi să adăugăm un câmp de cumpărături la persoane, cu produsele cumpărate?

imagine

Pentru a adăuga un câmp multi-valoare avem două căi, după cum …


MS Access: Din nou la formulare… lucruri poate mai puţin ştiute

Acum reluăm subiectul formulare cu speranţa că voi aduce unele elemente noi celor care folosesc de ceva vreme MS Access. Şi vom începe cu o facilitate foarte simpatică şi utilă: la un formular să putem sări rapid la o anumită înregistrare. Să vedem cum. Vă amintiţi că avem o bază de date cu persoane? Ieri am scris despre câmpurile calculate, şi aşa am adăugat câmpul NumePrenume cu formula [Nume] & “ “ & [Prenume]. În tabul design sunt controalele disponibile: asiguraţi-vă că e activ/apăsat Use Control Wizards şi alegeţi Combo Box. Plasaţi controlul în partea de header şi în vrăjitorul ce apare mergeţi pe ultima opţiune: Find a record on my form based on the value I selected in my combo box.

imagine


MS Access: Din nou la tabele… poate lucruri neştiute

Săptămâna trecută încheiam un articol îndemnându-vă să studiaţi ce opţiuni de configurare sunt pe la tabele. (Desigur, mă adresez cercului limitat de cititori interesaţi de MS Access.) Astăzi îmi propun să vă prezint câteva lucruri pe care aş paria că mulţi nu le cunosc. Mai exact vom vorbi despre formatări, despre măşti, despre totaluri şi despre câmpuri calculate. Uau, lista e lungă aşa că să ne grăbim până nu ne biruie plictiseala. Mă aştept de exemplu că aţi văzut opţiunile din tabul General pentru Format. Că e număr sau dată găsim nişte setări utile, după cum se vede din captura de mai jos. Dar există mult mai multe setări posibile.

imagine

De fapt atât de multe încât ne putem prinde urechile. …


MS Access: Configurări la formulare

În materialul anterior am văzut că MS Access poate din doar câteva clickuri să creeze un formular asociat unui tabel existent. Desigur, pe ici pe colo probabil vom mai dori mici modificări, iar adevărul este că MS Access oferă spaţiu de mari, imense modificări. Ba poţi – am văzut data trecută – să porneşti chiar de la zero şi să pui în formular ce vrei, unde vrei, cum vrei. Să vedem puţin, în modul Design View, zonele mai importante. Mai întâi în tabul Design avem o primă regiune (1) unde sunt controalele (Controls) ce pot fi inserate în formular. Cel mai adesea vor fi folosite controlul tip text (şi textarea), combobox (listă derulantă), butoane radio şi de bifare, şi evident etichete pentru câmpuri (Labels). Uneori vom dori gruparea câmpurilor, poate chiar punerea pe file, sau să tragem linii, inserăm imagini, chiar şi grafice, altele…


MS Access: Crearea formularelor

Continuăm incursiunea noastră în spaţiul MS Access, menţinând dublul obiectiv: cei ce nu au folosit până acum acest program din pachetul MS Office să aibă nişte noţiuni pentru a face primul pas; iar cei care cunosc deja ceva despre MS Access să afle şi ceva lucruri noi. Acest articol se adresează însă începătorilor. Şi vom începe prin a vorbi despre tabul Create, care ne indică în rezumat ce poate MS Access. La început sunt butoanele pentru crearea de tabele. Deja am vorbit despre aşa ceva. Apoi vin interogările (Queries), formularele (Forms) şi rapoartele (Reports). Pe scurt: interogările sunt un fel de selecţii din tabelele existente, formularele sunt “feţe” mai elegante pentru introducerea datelor, iar rapoartele sunt “feţe” mai elegente pentru expunerea datelor.

imagine

Dacă …


MS Access: Importarea datelor în MS Word (II)

Acum nu continuăm articolul anterior. E vorba pur şi simplu de o altă metodă, nici măcar similară. Cele două metode se aplică în scenarii diferite. E simplă şi genială. Dacă faceţi muncă de birou, lucrând cu MS Word şi MS Access, o să vă placă la nebunie. La bază e o facilitate MS Word gândită pentru plicuri: dacă ai persoanele, cu adresele lor, într-o bază de date, de ce să nu le poţi folosi uşor în MS Word pentru a tipări plicuri către aceste persoane. Ei bine, să depăşim limita plicurilor. În tabul Mailings, la Select Recipients alegeţi Use Existing List… Veţi fi invitat să frunzăriţi HDD-ul şi faceţi-o căutând şi indicând o bază de date MS Access. Evident eu folosesc exemplul încetăţenit deja.

imagine


MS Access: Importarea datelor în MS Word (I)

Nu va fi un articol în două părţi ci două abordări diferite, fiecare utilă în felul ei. Deja aici practic rup firul articolelor “pentru începători”, încrezător că puţini dintre cei care folosesc MS Word şi MS Access ştiu cum se pot combina cu succes. Deci: nu ştiţi cum? Vom vedea împreună! Şi vom începe cu un pas necesar dar obscur: MS Word 2007 şi 2010 au reuşit să ascundă foarte-foarte bine procedura inserării unei baze de date în MS Word. Mergeţi în Options (cu Alt+F, T) şi acolo căutaţi Quick Access Toolbar. Alegeţi All Commands în lista de sub Choose commands from. Veţi găsi undeva (sunt alfabetic ordonate) comanda Insert Database. Selectaţi-o şi daţi Add.

imagine

Am pregătit astfel terenul. Apare un nou buton …


MS Access: Configurări la tabele

De fapt titlul corect ar fi “configurări la câmpurile tabelelor”. Pornim deci de la premisa că am avem o tabelă şi suntem în Design View. Când dăm click pe un anumit câmp vom vedea sub el o serie de setări pe care de regulă le putem ignora… dar adesea prind bine. De exemplu să zicem că avem un câmp (fie el text sau numeric) în care în 90% din cazuri e o anumită valoare (de exemplu un câmp ţară, cel mai adesea fiind România). De ce să scriem de fiecare dată când putem pune ca Default Value valoarea dorită, şi ea va apare precompletată: dacă trebuie trecută o altă valoare, o vom trece, dar există o valoare implicită. Observaţi mai jos, la greutate am pus Default Value ca fiind 50.